loại giấy tờ vào một trong bốn khu vực như được miêu tả dưới đây. Hãy dồn toàn bộ tâm sức cho công việc này, đừng để bản thân bị chi phối. Trên hết, hãy tin tưởng rằng (có thể sau một lúc cố gắng, bạn cảm thấy: “Tôi sẽ chẳng thể giải quyết được việc này”), hoạt động này sẽ tiếp thêm năng lượng cho bạn và khiến bạn hăng hái hơn. Bốn khu vực ấy như sau: 1. Vứt bỏ đi: Khu vực này dành cho những thứ bạn không dùng đến nữa. Hãy đặt một chiếc thùng lớn ở đây. Dưới đây là danh sách gợi ý về những loại giấy tờ không cần thiết mà bạn có thể vứt đi: • Các mẩu quảng cáo du lịch cũ • Các tờ báo đã cũ hơn một tuần • Các quyển catalog đã quá sáu tháng • Các tạp chí không chứa bài báo bạn cần trong tương lai • Các bì thư đã lỗi thời • Bản đồ của những khu du lịch hoặc quốc gia mà bạn không dự định đến thăm trong hai năm tới • Giấy tờ từ thời Trung học hay Đại học • Thiệp chúc Giáng sinh cũ • Một nửa tranh vẽ của con trẻ mà bạn yêu thích (hãy giữ lại những bức đẹp nhất thôi – điều này sẽ làm gia tăng giá trị của chúng!) BÍ QUYẾT ĐƠN GIẢN HÓA CUỘC SỐNG - 21
• Lịch treo tường của những năm trước • Các bí quyết mà bạn chẳng bao giờ áp dụng • Sách hướng dẫn sử dụng của các thiết bị điện tử mà bạn đã không còn dùng nữa • Các giấy bảo hành đã hết hạn Chúng tôi tin rằng bạn sẽ rất ngạc nhiên khi nhận ra có hàng tá thứ đã hết hạn sử dụng từ lâu! 2. Chuyển đi. Khu vực thứ hai dành cho những thứ mà bạn có thể chuyển cho người khác giải quyết. Có thể mặt bàn làm việc của bạn lộn xộn là vì bạn không thích làm phiền người khác và muốn tự mình giải quyết. Khi áp dụng bí quyết này, bạn phải từ bỏ các thói quen của mình và nghiêm túc trong việc ủy quyền công việc. Hãy nhờ đến những người xung quanh bạn, từ người thân, bạn bè cho đến đồng nghiệp giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này. 3. Quan trọng. Khu vực thứ ba dành cho những thứ mà bạn cần phải đích thân làm. Hãy suy nghĩ về những việc cần làm với những giấy tờ mà bạn đặt vào đây. Hãy kiên quyết giải quyết chúng. 4. Hành động ngay. Khu vực thứ tư này rất đặc biệt bởi nó dành cho những loại giấy tờ mà bạn có thể giải quyết ngay trong lúc dọn dẹp bằng các hành động tức thời sau đây: Điện thoại: Bạn giải quyết vấn đề bằng điện thoại dù đã dự định sẽ giải quyết nó qua thư. Nếu không 22 - HOW TO SIMPLIFY YOUR LIFE
thể liên lạc với người có liên quan thì hãy đặt giấy tờ ấy vào khu vực thứ ba. Fax: Gửi fax các văn bản ấy cho người gửi kèm theo lời nhận xét viết tay (hoặc bạn cũng có thể gửi qua e-mail nếu người đó không có máy fax). Lưu trữ: Đặt chúng vào một bìa lưu trữ hồ sơ thích hợp hoặc một ngăn có liên quan trong ô đựng hồ sơ của bạn. (Phần tiếp theo sẽ bàn nhiều hơn về các ô đựng hồ sơ này). Các nguyên lý của ma trận quản lý thời gian Phương pháp bốn góc tư rất có hiệu quả nếu bạn trung thành với ba quy luật đơn giản hóa sau: • Đừng tạo ra đống hỗn độn trung gian nào. • Đừng cầm mảnh giấy nào lên lần thứ hai. • Đừng tạo ra khu vực nào khác ngoài bốn khu vực này. Quá trình này giải phóng bạn và tạo động lực để bạn tiếp tục hành động. Bạn có được một khu vực làm việc trống trải và ngăn chặn được sự hỗn độn quanh mình. Giờ thì bạn đã có sức mạnh để đối phó với những nơi tích tụ hồ sơ cao ngất ngưỡng. BÍ QUYẾT ĐƠN GIẢN HÓA CUỘC SỐNG - 23
BÍ QUYẾT 2: THU DỌN CÁC CHỒNG HỒ SƠ TRONG VĂN PHÒNG Nguyên lý tương tự cũng có thể được ứng dụng trong hệ thống lưu trữ của bạn. Cuộc sống sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn ghi nhớ nguyên lý cơ bản này: “Chỉ một, thay vì nhiều”. Hãy tránh dùng số nhiều trong tất cả mọi thứ. Biểu tượng quen thuộc nhất của những nhiệm vụ phức tạp nhưng vô bổ là đống giấy tờ “để giải quyết sau”. Mỗi giấy tờ đại diện cho một nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành. Nhưng cả một chồng giấy tờ sẽ gây ra sự chán nản cực độ và trở thành gánh nặng cho bạn. Bạn không còn biết chính xác nội dung yêu cầu của nó nữa. Dần dần, chồng hồ sơ ấy sẽ mạnh hơn bạn, tựa như nó đang chế giễu: “Bạn thật bê bối, chậm chạp!”. Hơn thế nữa, thật là sai lầm khi tin rằng bạn sẽ không quên nhiệm vụ của mình khi giữ những tờ giấy ấy trên bàn. Một khi bạn đã chồng các loại giấy tờ lên nhau thì chúng sẽ không còn khả năng nhắc nhở bạn được nữa. Giải pháp hiệu quả và an toàn nhất trong trường hợp này là hãy kết hợp một cuốn lịch (với danh sách những việc cần làm) và một ô đựng hồ sơ treo. Chồng hồ sơ kinh khủng Những chồng hồ sơ gây mệt mỏi không chỉ chứa đựng giấy tờ về các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành mà còn bao gồm nhiều loại sau: những tạp chí mà bạn dự định sẽ xem qua sau, các bài báo bạn định soạn ra vào một ngày 24 - HOW TO SIMPLIFY YOUR LIFE
nào đấy, những bức ảnh về chuyến đi nghỉ mà bạn định sẽ sắp xếp chúng vào album... Cách thức quen thuộc để đối phó với các đống bừa bộn đó là không hình thành chúng ngay từ đầu. “Chỉ cầm một giấy tờ lên và giải quyết nó ngay lập tức” là nguyên lý khôn ngoan trong trường hợp này. Tuy nhiên, trên thực tế, việc này chỉ có thể thực hiện được đối với các lãnh đạo cấp cao, những người luôn có một đội ngũ nhân viên hỗ trợ hết mình. Còn trong cuộc sống thường nhật, bạn sẽ luôn phải tạm thời lưu trữ mọi thứ. Vì thế, việc hình thành những đống bừa bộn là điều không thể tránh khỏi. Ô đựng hồ sơ treo: Công cụ đơn giản hóa Nguyên lý vàng của việc đơn giản hóa những chồng giấy tờ là: “Hãy xoay chúng!”. Hãy xoay những giấy tờ trong chồng hồ sơ chín mươi độ để tách chúng ra khỏi chồng và rồi lưu trữ chúng trong một ô đựng hồ sơ treo với các ngăn hồ sơ mở ở phía trên. Chồng hồ sơ dày đặc giờ trở nên dễ giải quyết hơn rất nhiều. Nó trở nên “đơn giản” theo đúng nghĩa của thuật ngữ ấy bởi mọi công việc đều đã được phân tách riêng biệt. Khi bạn sử dụng ô đựng hồ sơ treo, nghĩa là bạn đã tạo ra trật tự, thậm chí là khung thứ bậc cho chúng. Chẳng BÍ QUYẾT ĐƠN GIẢN HÓA CUỘC SỐNG - 25
hạn, bạn sắp xếp những giấy tờ quan trọng vào ngăn trước của ô đựng hồ sơ. Cách làm này mang đến cho bạn điều gì? Rõ ràng là bạn vẫn phải thực hiện các công việc của mình như trước đây thôi. Tuy nhiên, khi lưu trữ hồ sơ vào đúng chỗ, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan đúng đắn về chúng. Và sau một thời gian, bạn sẽ nhận ra rằng cảm giác ngột ngạt xuất phát từ những chồng giấy tờ không còn đè nặng trong lòng bạn nữa. Để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót công việc của mình khi hồ sơ về nó biến mất khỏi ngăn lưu trữ, bạn cần ghi lại công việc ấy vào danh sách những việc cần làm, và ghi cả vào lịch hoặc thời gian biểu của bạn. Trạm trung gian thay vì điểm đến cuối cùng Ô đựng hồ sơ treo của bạn sẽ trở thành công cụ trung tâm, là nơi hội tụ của mọi giấy tờ. Nhưng việc này chỉ diễn ra khi bạn coi nó như một trạm trung chuyển. Không để bất kỳ giấy tờ nào ở đó quá ba tháng. Với quyết tâm của mình, bạn có thể biến trung tâm điều khiển này thành một đồng nghiệp trung thành và tận tụy. 26 - HOW TO SIMPLIFY YOUR LIFE
Mười quy tắc để dọn sạch các đống bừa bộn 1. Cất trữ trong một bìa lưu hồ sơ. Khi một nhiệm vụ nào đó đã được giải quyết, hãy mang những giấy tờ có liên quan ra khỏi ô đựng hồ sơ treo. Không gian ở đó rất quý giá. Những giấy tờ cần giữ trong một thời gian dài thì không được để trong ô đựng hồ sơ treo mà hãy cho chúng vào bìa lưu hồ sơ. Đó là lý do tại sao bạn cần có một bìa lưu hồ sơ tương ứng với mỗi ô đựng hồ sơ treo theo từng chủ đề. Hãy quẳng những thứ gì không còn cần thiết vào thùng rác. 2. Tạo các ô đựng hồ sơ hiện hành. Những giấy tờ không thuộc ô đựng hồ sơ treo nên được cất trữ ở nơi khác. Hãy giữ những hồ sơ ấy trong một ô đựng hồ sơ hiện hành. Hãy tóm lược nội dung hoặc dùng trang tựa đề của nó cho vào ô đựng hồ sơ treo tương ứng. 3. Ghi chú vào lịch. Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này ở phần trước. Để không quên công việc cần làm, bạn hãy ghi chú nó trên thời khóa biểu của mình. 4. Sáng chế những tên gọi thông minh. Hãy đặt tên cho các ô đựng hồ sơ treo với mục đích biểu thị một điều gì đấy, chẳng hạn như: “Gian hàng trong hội chợ thương mại”, “Phòng nghiên cứu”, “Các chuyến công tác”. Tránh sử dụng các nhãn như: “Cấp bách” hoặc “Cần làm”. Các ô đựng hồ sơ với những cái tên chung chung, không có ý nghĩa thường bị bỏ qua nên nhiều hồ sơ trong đó dễ bị thất BÍ QUYẾT ĐƠN GIẢN HÓA CUỘC SỐNG - 27
lạc. Đừng dùng những ngôn từ nghiêm trang buồn tẻ cho các ô đựng hồ sơ mà hãy tận dụng hiệu quả của óc hài hước. Ví dụ, thay cho nhãn: “Cần làm”, hãy đề: “Hãy trả lời tôi”, thay cho: “Hóa đơn”, hãy ghi: “Hãy trả tiền tôi”, thay vì: “Các cuộc hẹn ở quận khác”, hãy ghi “Đi xa”… 5. Liên tục thay đổi. Hãy đảm bảo rằng ô đựng hồ sơ treo của bạn là một thực thể sống. Đừng lo ngại về việc phải liên tục thay đổi tên của các bìa hồ sơ. Ví dụ: một phóng viên truyền hình luôn có ô đựng bản tin về phóng sự anh ta theo đuổi. Khi phóng sự đã hoàn tất, anh ta sẽ chuyển các giấy tờ liên quan vào một bìa lưu hồ sơ và cái ô đựng hồ sơ cũ sẽ có một cái tên mới theo tên của phóng sự khác. Hãy để sẵn nhãn dán trong ngăn cuối cùng của ô đựng hồ sơ treo. 6. Phản ứng nhanh nhạy. Một phương pháp hiệu quả khác là hãy chuẩn bị những bì thư in sẵn, đặt chúng ở ngăn đầu tiên để tiện lợi trong việc sử dụng. Điều này sẽ giúp bạn phúc đáp thư từ một cách nhanh chóng. 7. Sử dụng hợp lý. Hãy xác định loại giấy tờ luôn có mặt trên bàn làm việc của bạn vì chúng chẳng thuộc vào loại hồ sơ nào cả. Hãy tạo ra các ô đựng hồ sơ phù hợp cho chúng. Chẳng hạn, bạn có thể tạo một khu vực cho “Con cái” (giấy mời họp phụ huynh, danh sách các lớp học...) hoặc “Câu lạc bộ thể thao” (nếu bạn là thành viên của một câu lạc bộ nào đó). Các giấy tờ khác như các bài báo được cắt ra, tờ quảng cáo... sẽ được đưa vào một thư mục có liên quan. Hãy tạo ra một thư mục thích hợp nếu 28 - HOW TO SIMPLIFY YOUR LIFE
trong hồ sơ treo của bạn không có (ví dụ: “Các lời khuyên cho sức khỏe cá nhân”). Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo ra thư mục mang tên: “Chuyến đi mới” chứa đựng tất cả giấy tờ liên quan đến các chuyến đi công tác (vé tàu/xe/máy bay, lịch trình, bản đồ thành phố, địa chỉ khách sạn, thư mời, các trang thông tin có liên quan). Thông tin cho mỗi chuyến đi có thể được giữ trong một chiếc bìa bằng nhựa trong suốt. Trước khi khởi hành, hãy kiểm tra lại nó để chắc chắn rằng mọi thứ quan trọng đều đã ở trong đó cả. Trong suốt chuyến đi, bạn có thể sử dụng chiếc bìa đó để đựng tất cả các giấy tờ mà bạn muốn giữ lại, đặc biệt là những giấy tờ cần thiết để được thanh toán lại chi phí chuyến đi. Khi mọi việc tính toán đã hoàn tất, hãy dán nhãn cho nó và đặt vào ô đựng hồ sơ thường trực mang tên “Chuyến đi cũ”. Phương pháp đơn giản này thật sự rất hiệu quả, có thể giúp bạn lưu trữ được mọi giấy tờ. 8. Sử dụng mặt trước của ô đựng hồ sơ. Ở mặt trước của ô đựng hồ sơ treo, hãy viết số điện thoại, tên, địa chỉ, ngày tháng và các thông tin liên quan đến chủ đề được chứa đựng trong nó. Một khi cần đến, bạn chỉ mang thư mục ấy ra, nhìn sơ qua là bạn đã có được mọi thông tin quan trọng. BÍ QUYẾT ĐƠN GIẢN HÓA CUỘC SỐNG - 29
9. Hãy là người tiên phong. Ô đựng hồ sơ treo của bạn có thể chứa đựng được mọi thứ nếu bạn sắp xếp nó một cách khôn ngoan. Hãy tiếp tục sáng tạo để tìm ra những ứng dụng mới. Thật tuyệt nếu bạn không chỉ sử dụng hệ thống lưu trữ tạm thời của mình mà còn hình thành một tình yêu thật sự đối với nó (và tự hào giới thiệu nó với mọi người). Chẳng hạn, một người phụ nữ có thể tạo ra một ô đựng những điều ngạc nhiên dành cho các con của mình như hình dán, các câu đố cắt ra từ tạp chí, những chiếc túi nhựa nhỏ đầy kẹo dẻo… 10. Hãy dọn dẹp tài liệu thường xuyên. Hãy sàng lọc ô đựng hồ sơ treo của bạn khi nó đã quá đầy. Việc này thường không tốn nhiều thời gian như nhiều người lầm tưởng. Thực tế, các thư mục đã được bạn giải quyết từ trước đó nên sau khoảng mười phút dọn dẹp, ô đựng hồ sơ của bạn sẽ lấy lại trật tự vốn có của nó. Năm bí quyết để có trật tự lâu dài Bất luận là bạn sử dụng ô đựng hồ sơ treo hay là bìa lưu hồ sơ thì chắc chắn có ngày chúng sẽ phình ra. Thời gian để tìm kiếm các thứ đựng trong đó sẽ tăng dần, thông tin sẽ trở nên lỗi thời còn sự hăng hái làm việc của bạn thì giảm xuống. Nhưng bạn hoàn toàn có thể tránh được tình huống này. Nếu áp dụng những quy tắc đơn giản hóa sau, bạn chắc chắn có thể kiểm soát được mớ giấy tờ ấy. 30 - HOW TO SIMPLIFY YOUR LIFE