phần xua tan cảm giác khó chịu trong công việc của họ. Nếu bạn giống với họ, việc chú ý đến những gì đang xảy ra trong chính mình khi đang làm việc và sử dụng những gì bạn quan sát được để đưa ra chiến lược cho riêng mình sẽ có ích cho bạn. Nếu bạn cảm thấy thất bại, có hai điều sẽ giúp bạn tiến về phía trước và cảm giác lấy lại được nhiều quyền kiểm soát hơn. Điều đầu tiên là chấp nhận việc mình đang ở mức độ nào và phải biết thương chính mình. Khi bạn thừa nhận với chính mình: “Tôi đang mắc kẹt. Điều này thật kinh khủng,” và để cho sự thừa nhận đó nằm trong nhận thức của bạn mà không chống cự hoặc sử dụng nó để trách móc bản thân, nó sẽ không còn khiến bạn trật đường ray
121 Mẹo cải thiện năng suất nữa. Yêu thương bản thân bằng cách nhận ra những ưu điểm của bạn, nhớ lại những thử thách mà bạn đã vượt qua được trong quá khứ, và đặt niềm tin vào khả năng giải quyết vấn đề của mình. Sau đó, hãy tiếp tục bằng cách thử nghiệm và suy ngẫm lại. Tôi khuyến khích các học viên của mình kiểm tra lại xem quy trình làm việc của họ như thế nào vào các thời điểm khác nhau trong ngày, và có sự điều chỉnh để cải thiện chất lượng làm việc của mình. Hãy làm điều đó một cách linh động. Nếu phương pháp này không hiệu quả, hãy thử một phương pháp khác, chứ không phải tiếp tục cố gắng thực hiện nó một cách vô ích. Bạn chán nản khi ngồi vào bàn làm việc? Hãy làm việc ở bên ngoài hoặc tại một quán cà phê trong vài giờ đồng hồ. Màn hình máy tính khiến bạn hoa mắt? Hãy chuyển sang làm việc trên giấy hoặc sử dụng ứng dụng nhận dạng giọng nói. Có lẽ bạn định hoàn thành việc gì đó trước bữa trưa. Nhưng nếu sự chán nản đang tăng lên, hãy
Chuyên tâm 122 bước ra khỏi bàn làm việc, đi dạo và kiếm thứ gì đó để ăn. Đây có thể chính là những gì bạn cần để hoàn thành công việc một cách suôn sẻ và nhanh chóng sau bữa trưa. Sự kết nối giữa tâm trí và cơ thể là chìa khóa giúp bạn nhận biết khi nào cần thay đổi. Chẳng hạn, tôi biết rằng mình cần phải ra khỏi ghế để vươn vai vài lần một ngày. Cảm giác căng cơ vai hoặc tê cứng hông khiến tôi muốn di chuyển. Nếu tôi cảm thấy cơ thể chùng xuống hoặc mỏi quai hàm, tôi sẽ đi đến cửa sổ hoặc ra ngoài và hít thở vài phút. Tôi cũng cố gắng duy trì việc tập thể dục gần như mỗi ngày, thường là vào cuối ngày làm việc hoặc trước khi làm một việc gì đó không đòi hỏi sự tập trung cao độ, bởi tôi thấy rằng việc cố ngồi làm việc sẽ làm hạn chế thay vì nâng cao khả năng tập trung của tôi. Cơ thể của bạn có thể cung cấp những tín hiệu quan trọng giúp bạn quản lý khả năng tập trung một cách tối ưu.
123 Mẹo cải thiện năng suất Một số người thích theo dõi xem những gì họ dự định làm sẽ được hoàn thành vào thời điểm nào. Mặt khác, tập trung vào quá trình làm việc hơn là kết quả chính là sự thay đổi toàn diện, mạnh mẽ và có lợi đối với nhiều người. Ví dụ: Nora là một khách hàng của tôi. Cô thấy rằng nếu cứ ấn định mục tiêu chính sẽ phải đạt được vào ngày “kết thúc dự án”, thì cô sẽ càng cảm thấy căng thẳng khi thời gian trôi qua mà dự án vẫn không tiến triển nhanh như mình mong đợi, rồi cô sẽ hoàn toàn tuyệt vọng vào cuối ngày hôm đó nếu dự án vẫn chưa hoàn thành. Tuy nhiên, cô lại nhận ra mình cảm thấy thoải mái hơn nhiều với ý nghĩ sẽ “tiếp tục thực hiện dự án” hoặc “đạt được tiến triển trong dự án”, đặc biệt khi cô đã xác định được từng nhiệm vụ riêng biệt và các mốc nhỏ có thể dùng làm chỉ số cho biết tiến độ của dự án. Bạn không cần phải quá cố gắng để giữ tập trung. Mặc dù việc đó có thể không dễ dàng, nhưng quản lý khả năng tập trung có thể đòi hỏi bạn cần tự
Chuyên tâm 124 chủ động và tự hoàn thành. Có tiến bộ trong công việc là điều rất ý nghĩa, đồng thời là trải nghiệm tràn đầy năng lượng và thỏa mãn nhất đối với bất kỳ người nào. Vì vậy, việc điều chỉnh lại tiến độ công việc của bạn sao cho dễ dàng và khả thi hơn là điều rất có ý nghĩa. Giáo sư Theresa Glomb thuộc đại học Minnesota khuyên bạn nên tổ chức lại công việc của mình để “bắt đầu chế độ xuống dốc”.1 Chế độ này giống như khi đỗ xe trên một con dốc theo chiều hướng xuống, bạn sẽ thực hiện những thao tác nào để khi chỉ cần nhả chân phanh là có thể xuống dốc một cách an toàn? Dọn dẹp bàn làm việc trước khi bắt đầu một nhiệm vụ mới? Viết ra hai việc ưu tiên hàng đầu cần thực hiện vào ngày hôm sau trước khi rời khỏi bàn làm việc vào buổi tối? Có lẽ bạn là một người có cái nhìn bao quát nhưng lại bị sa lầy vào tiểu tiết. Để biến ý tưởng lớn của bạn thành hiện thực, bạn phải lần lượt thực hiện từng
125 Mẹo cải thiện năng suất nhiệm vụ dễ giải quyết. Hãy tự hỏi bản thân: “Tôi có thể thực hiện nhiệm vụ nhỏ nào trước?” Chẳng hạn: nếu tôi có ý tưởng cho một bài báo mà tôi muốn viết, tôi biết rằng cảm hứng sẽ tiêu tan nếu tôi không chuyển nó thành hành động ngay. Tôi có thể phác thảo sơ bộ ý tưởng đó chỉ trong vài phút (tiến bộ hữu hình). Nếu có thời gian, tôi sẽ phát triển nó thành một dàn ý lớn hơn (tiến triển hơn). Lập dàn ý nhanh và dễ dàng hơn nhiều so với viết toàn bộ bản nháp, nhưng đây là một bước tiến cụ thể mang lại cảm giác tốt và tạo điều kiện thuận lợi cho giai đoạn tiếp theo trong quá trình viết bài. Chờ đến khi có cảm hứng mới bắt tay vào làm từ con số 0 mà lại mong gặt hái được thành tựu lớn là điều không tưởng. Trên thực tế, nó còn làm giảm hiệu quả công việc. Điều thực sự có ích là hãy cố gắng để hoàn thành từng bước nhỏ và tận hưởng cảm giác gặt hái những thành quả nhỏ trong từng bước tiến.
Chuyên tâm 126 Nếu chiến lược tăng năng suất công việc của người khác khiến bạn cảm thấy có vẻ không thực tế, thì nó có thể sẽ không tạo động lực cho bạn. Ví dụ, một số người có thể tăng năng suất bằng cách đặt ra một loạt hạn chót cho bản thân. Với những người khác, việc đặt hạt chót chỉ có ích trong việc tăng khả năng tập trung khi nó thực sự phù hợp với cá nhân họ, kèm theo đó là các quy trình nghiêm túc chứ không phải chỉ đơn giản là một thời hạn được lập ra khi họ hoặc ai đó tùy hứng. Ví dụ, đối với tôi, một hạn chót thực tế là thời hạn mà tôi biết sẽ có khán giả chờ đợi để nghe tôi diễn thuyết vào một thời điểm cụ thể. Với thời hạn như vậy, tôi sẽ sẵn sàng và cống hiến cho họ một bài diễn thuyết tuyệt vời. Ngược lại, nếu tôi tuyên bố với bản thân hoặc ai đó rằng tôi dự định sẽ hoàn thành các trang trình chiếu cho bài nói của mình trước buổi diễn thuyết hai tuần thì điều đó sẽ không giúp tôi tập trung.
127 Mẹo cải thiện năng suất Các chiến lược tăng năng suất cũng mất đi tiềm năng tạo ra động lực khi người ta cảm thấy chúng không có ý nghĩa. Hãy thử định hình lại những việc bạn phải làm dựa trên các giá trị nổi bật của bản thân để giữ được khả năng tập trung mạnh mẽ và ổn định hơn. Giả sử tôi cần lên lịch phỏng vấn với các nhân viên trong công ty của một khách hàng. Việc quản lý các email và quá trình lên kế hoạch khiến tôi cảm thấy chán ngắt nếu tôi coi đây là những công việc hành chính đơn giản. Nhưng khi tôi coi chúng là những cuộc đối thoại mở đầu đóng vai trò quan trọng trong việc giúp mọi người phát triển và trưởng thành, thì chúng lại trở nên hấp dẫn. Trên hành trình chinh phục khả năng tập trung, nhiều người trở thành nạn nhân của tình trạng mất tập trung, cả bên trong lẫn bên ngoài. Có một công cụ hữu ích giúp chống lại nó, đó là danh sách liệt kê những cái giá phải trả cho việc
Chuyên tâm 128 chịu thua sự mất tập trung. Việc đầu hàng trước sự mất tập trung khiến bạn có cảm giác dễ chịu tạm thời, nhưng về sau nó sẽ sinh ra cảm giác hối tiếc, thậm chí là kém cỏi. Mặt khác, việc đạt được tiến bộ sẽ sinh ra cảm giác tự tin tuyệt vời về khả năng làm chủ bản thân. Khi đối mặt với ý định đầu hàng trước sự mất tập trung, hãy tự hỏi bản thân câu sau: “Mình sẽ nói không với thứ gì bây giờ?” Khi bạn nhận thức được một thực tế rằng việc sa chân vào cái bẫy của mạng internet đồng nghĩa với việc bạn đã bỏ cuộc và lãng phí thời gian lẽ ra nên dành cho những việc bạn thực sự muốn làm, thì bạn có thể sẽ có đủ động lực để tập trung vào công việc. Cuối cùng, hãy chấp nhận rằng tập trung là động lực, tập trung là một loại công việc đang được tiến hành. Không có công cụ riêng biệt nào giúp bạn phát triển khả năng tập trung mạnh mẽ như tia laser mà không bao giờ chệch hướng. Phản ứng tốt nhất sau khi đã có vài giờ mất tập trung không phải
129 Mẹo cải thiện năng suất là việc tự kiểm điểm bản thân mà là tự trắc ẩn đi đôi với sự tò mò. Cho dù khả năng tập trung của bạn có ở mức lý tưởng hay không, hãy dành một chút thời gian vào cuối mỗi ngày để ghi lại những gì bạn đã hoàn thành và chuẩn bị cho mình một hành trình xuống dốc suôn sẻ nhằm đạt được những mục tiêu tiến bộ của ngày hôm sau. MONIQUE VALCOUR là một chuyên gia khai vấn điều hành, một diễn giả lớn và là giáo sư chuyên ngành Quản lý. Bạn có thể theo dõi bà trên Twitter tại địa chỉ @moniquevalcour. Chú thích 1. Theresa Glomb, đoạn phim “Let’s Make Work Better” (Hãy làm cho công việc có hiệu quả hơn) được trình chiếu ngày 21/07/2015 tại Minneapolis, Minnesota, TedX Talks video, 18:35, đường dẫn: https://www.youtube.com/watch?v=oCYeEt94EMc.
07 5 cách tập trung để đua nước rút với công việc Amy Jen Su
132 Công việc nhiều lúc biến động không ngừng. Khi nó ở tình trạng ổn định, chúng ta cảm thấy mình kiểm soát tốt hơn tiến độ và khối lượng. Còn vào thời kỳ cao điểm, đặc biệt là giai đoạn nước rút, chúng ta lại cảm thấy mọi việc trở nên khó khăn. Những thất bại không mong muốn, những giai đoạn gấp rút của dự án, hoặc thậm chí những kỳ nghỉ và ngày lễ cũng gây ra tình trạng lộn xộn và căng thẳng. Việc duy trì sự tập trung và quản lý mức năng lượng trở nên quan trọng khi công việc chồng chất đến đỉnh điểm. Khi chuẩn bị bước vào giai đoạn nước rút tiếp theo, có một số phương pháp bạn có thể áp dụng để tập trung và quản lý năng lượng của mình một cách hiệu quả hơn.
133 5 cách tập trung để đua nước rút với công việc Chấp nhận tình hình Khi đến giai đoạn nước rút, chúng ta thường có xu hướng chống lại sự thật rằng nó đang diễn ra. Chúng ta ước rằng mọi thứ vẫn y nguyên như tháng trước, hoặc mong tiến độ công việc vẫn chậm rãi như trong kỳ nghỉ. Bằng cách không có mặt trong hiện tại, chúng ta tiêu hao năng lượng của mình để suy nghĩ về tình huống mình đang gặp phải. Thực tế, điều này giống như điện trở trong vật lý, “mức độ mà một chất hoặc một thiết bị chống lại sự di chuyển của dòng điện, gây ra sự phân tán năng lượng”. Trong trường hợp công việc bị ách tắc, càng chống đối những gì đang diễn ra, bạn càng mất nhiều năng lượng hơn. Chấp nhận không có nghĩa là chịu thua1 . Ngược lại, nó có nghĩa là bạn hiểu được tình hình thực tế với nhận thức để có hành động đúng.
Chuyên tâm 134 Quan sát và nhận diện những cảm xúc bên trong bạn Việc chấp nhận tình hình trở nên đặc biệt khó khăn với những cảm xúc tiềm ẩn do giai đoạn nước rút của công việc gây ra. Bạn sẽ thường có những suy nghĩ tiêu cực như: “tôi sẽ không hoàn thành tốt công việc”, “tôi không biết liệu mình có thể hoàn thành tất cả mọi việc hay không”, hoặc “tôi thường cảm thấy mình mắc sai lầm cả ở nhà và ở nơi làm việc.” David Rock, giám đốc của Học viện Lãnh đạo ứng dụng Khoa học thần kinh (Neuro-Leadership Institute), đã viết trong cuốn sách Your Brain at Work (tạm dịch: Bộ não của bạn tại nơi làm việc) rằng thay vì kìm nén hoặc phủ nhận một cảm xúc, hãy áp dụng một kỹ thuật nhận thức hiệu quả, đó là kỹ thuật nhận diện cảm xúc. Nghĩa là bạn cần nhận diện được các cảm xúc của mình trong một tình huống cụ thể. Rock nói: “Những nhà lãnh đạo
135 5 cách tập trung để đua nước rút với công việc thành công nhất đã phát triển khả năng chịu đựng các kích thích cao độ mà vẫn giữ được bình tĩnh phần nào là nhờ khả năng nhận diện được các trạng thái cảm xúc của họ.” Lần tới, khi bạn gặp khó khăn hoặc thất bại trong công việc, hãy nghe theo lời khuyên của Rock: hãy dẹp công việc qua một bên, quan sát suy nghĩ và trạng thái cảm xúc của bạn, rồi đặt tên cho những cảm xúc đang diễn ra, chẳng hạn như “áp lực”, “tội lỗi” hoặc “lo lắng”. Nghiên cứu của Rock chỉ ra rằng chỉ bằng cách sử dụng một hoặc hai từ, bạn có thể kiềm chế các kích thích thuộc phản ứng chiến đấu - hay - bỏ chạy của não giữa, đồng thời có thể kích hoạt các dây thần kinh thuộc vỏ não trước trán, nơi có chức năng vận hành những kỹ năng cao cấp của chúng ta.
Chuyên tâm 136 Duy trì cảm giác về quyền lựa chọn và quyền hành động Việc chấp nhận hoàn cảnh và nhận diện các cảm xúc có thể giúp chúng ta giảm bớt sự lo lắng phát sinh trong giai đoạn nước rút của công việc. Điều này rất quan trọng. Theo nghiên cứu của Đại học Pittsburgh, sự lo lắng ảnh hưởng trực tiếp đến chức năng vận hành nhận thức của chúng ta, đặc biệt trong việc chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định đúng đắn.3 Đừng để mình rơi vào hội chứng “tâm lý nạn nhân” khiến bạn tin rằng mình không có quyền lựa chọn hoặc hành động. Thay vào đó, hãy cảnh giác cao độ khi nhận định đâu là những vấn đề ưu tiên của bạn, hãy đánh đổi (dù khó khăn) và kết hợp với việc tự chăm sóc bản thân bất cứ nơi nào có thể. Chẳng hạn, hãy tự hỏi: • Một hoặc hai nhiệm vụ quan trọng của ngày hôm nay là gì?
137 5 cách tập trung để đua nước rút với công việc • Tôi có thể làm gì để nạp lại năng lượng (đi ngủ sớm vào một buổi tối trong tuần này, nghe bản nhạc yêu thích trong khi làm việc hoặc chợp mắt trên máy bay)? • Tôi sẽ phải nói không với ai hoặc điều gì trong thời gian này? Hãy tâm sự với đồng nghiệp và những người thân của bạn Con người có thể thực sự tiêu hao hoặc nạp lại năng lượng trong giai đoạn nước rút hoặc trì trệ của công việc. Hãy tạm dừng lại và cân nhắc xem bạn có thể thương lượng lại về thời hạn công việc, đặt ra các giới hạn nghiêm khắc hơn với bản thân, hoặc yêu cầu được hỗ trợ nhiều hơn trong thời gian này. Sau đây là một vài gợi ý:
Chuyên tâm 138 • Thương lượng lại về thời hạn công việc. Hãy gắn kết chặt chẽ với các đồng nghiệp để đảm bảo rằng bạn hiểu được những điều họ thực sự cần và sẽ xem xét chúng. Trong trường hợp khác, nếu bạn dự đoán rằng công việc không thể hoàn thành đúng thời hạn, hãy nhớ thông báo cho các đồng nghiệp của bạn về mốc thời gian mới hoặc thương lượng lại về thời hạn. Giữ được sự chính trực của bạn bằng cách thực hiện những điều bạn đã hứa và thông báo với họ trước khi bạn cần thay đổi kế hoạch. • Đặt ra các giới hạn chặt chẽ hơn. Các giới hạn và hàng rào bảo vệ của chúng ta cần phải thay đổi trong giai đoạn căng thẳng và gấp rút của công việc. Hãy cho những người đồng hành trong cả công việc và cuộc sống của bạn biết lúc này bạn có thể dành thời gian cho họ hay không. Như thế họ sẽ hiểu rằng bạn đang có một lịch làm việc dày hơn bình thường.
139 5 cách tập trung để đua nước rút với công việc • Yêu cầu sự giúp đỡ và hỗ trợ. Nhiều người trong chúng ta tự hào về tính tự lập và không làm phiền người khác. Đây là những phẩm chất tuyệt vời, nhưng cũng có lúc chúng ta cần đến sự giúp đỡ. Trong những lúc như vậy, hãy nhờ những người thân giúp đỡ nhiều hơn trong việc nhà, chia sẻ gánh nặng công việc với các đồng nghiệp của bạn bằng cách ủy thác hoặc hợp tác thay vì cố gắng tự mình làm tất cả. Thực hành yêu thương bản thân Có lẽ điều khó khăn nhất trong giai đoạn nước rút hoặc khó khăn của công việc là bạn dễ dàng đánh bại bản thân, đặc biệt là khi bạn không đạt được tiêu chuẩn cao do chính mình đặt ra về công việc hoặc thời gian khi làm việc tại nhà. AnnieM. Kee,
Chuyên tâm 140 nhà khoa học về thần kinh, tác giả cuốn sách How to be happy at work (Hạnh phúc tại nơi làm việc), và là đồng tác giả của một số cuốn sách về trí tuệ xúc cảm, đã phát biểu như thế này về tự trắc ẩn: “Nếu bạn thực sự muốn đối phó với căng thẳng, bạn phải ngừng cố gắng trở thành một vị anh hùng và bắt đầu quan tâm đến bản thân và sống vì bản thân”.4 Để thực sự biết yêu thương bản thân, đặc biệt là trong giai đoạn khó khăn gấp rút của công việc, bạn hãy chấp nhận hoàn cảnh bằng cách thừa nhận nó với nhận thức và lòng trắc ẩn, quan sát và nhận diện cảm xúc của bạn (không đè nén hoặc phủ nhận chúng), duy trì ý thức về quyền lựa chọn và quyền hành động của bạn, tâm sự với đồng nghiệp và người thân của bạn, và yêu cầu giúp đỡ khi bạn cần. Bằng cách thực hiện những điều trên, bạn sẽ vượt qua giai đoạn tiếp theo của mình một cách dễ dàng và yên bình hơn.
141 5 cách tập trung để đua nước rút với công việc AMY JEN SU là nhà đồng sáng lập, chủ sở hữu đồng thời là nhà điều hành của Paravis Partners, một công ty khai vấn lãnh đạo cấp cao và phát triển khả năng lãnh đạo. Cùng với Muriel Maignan Wilkins, bà là đồng tác giả của cuốn sách Own the Room: Discover Your Signature Voice (tạm dịch: Tập trung: Vận dụng sức mạnh riêng để làm chủ kỹ năng lãnh đạo) (Harvard Business Review, 2013). Theo dõi Amy trên twitter tại địa chỉ @amyjensu. Chú thích 1. Steve Taylor, bài viết “How Acceptance Can Transform Your Life” (Biết chấp nhận có thể làm thay đổi cuộc sống của bạn như thế nào) đăng trên Blog Psychology Today, ngày 19 tháng 8 năm 2015, đường dẫn: https://www.psychologytoday.com/us/ blog/outthe-dark/201508/ how-accept-can-convert-your-life. 2. David Rock, “Your Brain at Work: Strategies for Overcom- ing Distraction, Regaining Focus, and Working Smarter All Day” (“Bộ não của bạn khi làm việc: Các chiến lược vượt qua sự mất tập trung, lấy lại sự tập trung và làm việc minh mẫn cả ngày”) (New York: HarperBusiness, 2009). 3. Christopher Bergland, “How Does Anxiety Short Circuit the Decision-Making Process?” (“Làm thế nào mà lo lắng lại làm gián
Chuyên tâm 142 đoạn quá trình ra quyết định?») đăng trên Blog Psychology Today, ngày 17 tháng 3 năm 2016, https://www.psychologytoday.com/ us/blog/th-athists-way / 201603 / how-does-Worth-shortcircuit-th-decision-making-process. 4. Annie McKee và Kandi Wiens, “Prevent Burnout by Making Compassion a Habit” (“Tránh bị kiệt sức bằng cách tạo thói quen biết yêu thương bản thân”), đăng trên hbr.org, ngày 11 tháng 5 năm 2017, đường dẫn: https://hbr.org/2017/05/prevent-burnout-bymaking-compassion-a-habit
08 Quản lý thời gian làm việc nhóm: nguyên nhân gây mất tập trung Maura Thomas
144 “Nhóm của tôi gặp vấn đề trong việc quản lý thời gian”, các nhà lãnh đạo thường nói với tôi như vậy. Chẳng hạn, các giám đốc điều hành có thể nói rằng đội của họ không thể thực hiện tốt những dự án quan trọng, mặc dù các nhân viên có vẻ bận rộn và căng thẳng. “Quản lý thời gian” trở thành một giải pháp tổng thể cho vấn đề này, và họ muốn thuê tôi để tư vấn các bí kíp và kỹ thuật nhằm lựa chọn được những vấn đề cần ưu tiên và sử dụng thời gian của họ tốt hơn. Tuy nhiên, chúng tôi nhanh chóng phát hiện ra rằng gốc rễ vấn đề của nhóm này không phải là
145 Quản lý thời gian làm việc nhóm:... quản lý thời gian mà là quản lý sự tập trung. Và vấn đề quản lý sự tập trung này phát sinh không phải do sự chênh lệch về kỹ năng của một bộ phận nhân viên trong nhóm mà do một vấn đề lớn hơn, vấn đề về văn hóa mà các lãnh đạo cấp cao đã vô tình củng cố hoặc dung dưỡng.1 Mất tập trung là một trong những trở ngại lớn nhất đối với công việc trí óc chất lượng cao, nó đã làm các doanh nghiệp tiêu tốn gần 1 nghìn tỷ đô-la mỗi năm.2 Bước đầu tiên để giải quyết vấn đề này là coi nó như một vấn đề thuộc văn hóa doanh nghiệp, một vấn đề đáng được các nhà lãnh đạo cấp cao quan tâm. Theo kinh nghiệm của tôi, nhiều nhà lãnh đạo đã vô tình cho phép hoặc thậm chí cố ý thúc đẩy bốn tình huống gây cản trở khả năng tập trung của nhân viên, khiến họ không thể đạt được kết quả công việc tốt nhất. Đó là bốn tình huống sau:
Chuyên tâm 146 Họ tạo ra một môi trường gây mất tập trung Sản phẩm của công việc trí óc là sự sáng tạo, các ý tưởng, quyết định, thông tin và giao tiếp. Tất cả những điều này đòi hỏi khoảng thời gian dài để duy trì sự tập trung. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp có kiểu văn hóa mà trong đó mọi sự trao đổi thông tin về bất cứ vấn đề nào hoặc xuất phát từ bất kỳ nguồn nào đều được coi là khẩn cấp và phải có phản hồi ngay lập tức. Đôi khi điều này xảy ra vượt quá yêu cầu của ngành dịch vụ khách hàng: Lãnh đạo yêu cầu họ phải phản hồi kịp thời tất cả các thông tin cho đối tác hoặc khách hàng. Nhưng nếu từ “kịp thời” ở đây không cụ thể và thực tế, thì chúng tôi cho rằng từ “nhanh hơn” sẽ tốt hơn, và từ “ngay lập tức” được coi là tốt nhất. Vì nhân viên không bao giờ biết được những tin nhắn đang đến được gửi từ khách hàng hay từ ai khác, nên họ phải theo dõi chúng một cách
147 Quản lý thời gian làm việc nhóm:... nghiêm túc. Do đó, những công việc còn lại sẽ bị gián đoạn liên tục bởi họ phải mất 120 giây để xử lý một tin nhắn thay vì 30 giây so với trước đây. Cho dù lãnh đạo nói: “Chỉ cần xác nhận tin nhắn và cho khách hàng biết anh/chị sẽ sớm liên lạc lại với họ” thì cũng không giúp cải thiện được tình trạng này, vì các nhân viên vẫn phải theo dõi toàn bộ tin nhắn để nhắc nhở bản thân rằng họ cần phải trả lời tin nhắn đó. Vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn khi nhân viên được trang bị thêm một bộ máy vi tính nữa, bộ này được dùng để mở email, còn bộ kia dùng để theo dõi tất cả những công việc dang dở mà họ đang cố gắng hoàn thành. Cách làm này khiến cho các nhân viên bị mất tập trung liên tục, nhưng có vẻ lại được các nhà lãnh đạo cung cấp